Dường như ngày nay mọi người đều bị choáng ngợp bởi email, với mỗi hộp thư đến chất đống danh sách các thư thường không quá quan trọng. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với sự tấn công dữ dội của email và sử dụng ứng dụng Mac Mail làm ứng dụng email khách của mình, bạn có thể sử dụng tính năng VIP để quản lý hộp thư của mình tốt hơn. Người gửi được gắn thẻ là VIP sẽ được chuyển đến hộp thư đến VIP của riêng họ, giúp bạn bỏ qua tất cả những điều vụn vặt và chuyển thẳng đến nội dung quan trọng.Tiến thêm một bước nữa, bạn cũng có thể đặt ứng dụng Thư chỉ kích hoạt thông báo khi có thư đến từ người gửi VIP.

Gắn thẻ những người gửi quan trọng là VIP

• Mở bất kỳ thư nào từ người nhận để gắn thẻ VIP và nhấp vào biểu tượng ngôi sao nhỏ bên cạnh tên và địa chỉ email của họ
• Lặp lại cho những người gửi quan trọng khác

Bây giờ bạn đã có danh sách những người mà bạn thực sự cần nghe và trả lời họ, hãy xem bên dưới “Hộp thư” để xem hộp thư đến dành riêng cho VIP. Tuy nhiên, theo mặc định, bạn sẽ vẫn được thông báo khi mọi người gửi email cho bạn, vì vậy, tiếp theo, bạn sẽ muốn thay đổi điều đó thành chỉ thông báo cho bạn khi bạn nhận được thư từ người gửi VIP.

Chỉ nhận thông báo thư mới từ người gửi VIP

• Kéo menu Thư xuống và mở “Tùy chọn”
• Trong tab “Chung”, hãy tìm “Thông báo tin nhắn mới” và kéo menu xuống để chọn “VIP”
• Đóng tùy chọn

Giờ đây, thông báo email mới sẽ chỉ kích hoạt khi ai đó được đánh dấu là VIP gửi tin nhắn cho bạn.

Sử dụng danh sách VIP một cách chiến lược để chỉ đánh dấu những người quan trọng nhất cần phản hồi và bạn sẽ thấy mức độ nhiễu trong hộp thư đến của mình giảm đi đáng kể. Cho dù đó là sếp của bạn, đồng nghiệp quan trọng (và trực tiếp), đối tác kinh doanh quan trọng, thành viên thân thiết trong gia đình, điểm mấu chốt là phải phân biệt được ai được đánh dấu và ai không, để bạn tập trung vào điều quan trọng. Bạn luôn có thể kiểm tra hộp thư đến chung của mình sau khi công việc kết thúc hoặc trong giờ nghỉ trưa và sắp xếp phần còn lại của email huyên náo.

Một chiến lược khác để đối phó với sự tấn công của email là thiết lập một tài khoản duy nhất cho các lần đăng ký web chung, danh sách gửi thư, bản tin và các cập nhật ít quan trọng khác mà bạn vẫn muốn nhận, giúp đảm bảo bạn hộp thư đến hiệu quả chính không bị ngập. Vô số nhà cung cấp email trên web miễn phí giúp việc này trở nên đơn giản và Gmail, Yahoo và thậm chí cả Outlook.com mới đều có thể được thiết lập trong ứng dụng Thư.

Bạn cần chạy OS X 10.8 trở lên để tận dụng hộp thư đến VIP, đây là một lý do khác để nâng cấp lên Mountain Lion nếu bạn chưa nâng cấp.