Bất cứ điều gì để tăng năng suất và giảm thời gian gửi email là một chiến thắng lớn trong cuốn sách của tôi. Theo đó, chữ ký “Đã gửi từ iPhone của tôi” được đính kèm trong email đã trở nên ngắn gọn trong tâm trí mọi người, vì lẽ tự nhiên không ai mong đợi một email trả lời dài dòng được gửi khi đang di chuyển từ điện thoại thông minh, phải không? Do đó, các câu trả lời ngắn từ điện thoại thông minh và iPhone không bị coi là thô lỗ hoặc quá ngắn gọn và bạn có thể tận dụng kỳ vọng về một thông báo ngắn gọn và súc tích đó để có lợi cho mình khi gửi email từ ứng dụng Thư của OS X.Đây là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất email của bạn khi viết và trả lời từ máy tính để bàn, và trong khi một số người gọi đó là chữ ký phù phiếm của thương hiệu, tôi thích gọi nó là “chữ ký ngắn gọn”. Chắc chắn, một số người không thích nó và muốn xóa chữ ký “Đã gửi từ iPhone của tôi” ngay cả khỏi iPhone và iPad của họ, nhưng nếu bạn phải vật lộn với sự mệt mỏi của email và trả lời hàng đống email, tôi thực sự khuyên bạn không nên rời đi nó có sẵn trong iOS, nhưng mở rộng nó sang máy tính để bàn và đó là những gì chúng tôi sẽ đề cập. Chúng tôi sẽ tập trung vào việc thêm chữ ký này vào ứng dụng Thư mặc định đi kèm với Mac OS X. Nếu là người đọc thường xuyên, bạn có thể nhận thấy rằng chúng tôi đã đề xuất điều này trước đây trong một nhóm mẹo về Gmail, nếu bạn muốn thay vào đó hãy sử dụng email trên web để kiểm tra.

Đặt chữ ký ngắn gọn trong ứng dụng thư OS X

Có, trong trường hợp không rõ ràng, chúng tôi sẽ áp dụng chữ ký iPhone cho ứng dụng Mac OS X Mail:

• Mở ứng dụng Thư và kéo menu Thư xuống để chọn “Ưu tiên”
• Chọn tab “Chữ ký” và chọn tài khoản email chính của bạn từ phía bên trái
• Nhấp vào biểu tượng dấu cộng để thêm chữ ký mới, đặt tên là “iPhone” hoặc tên gì đó tương tự và ở bên phải, nhập (không có dấu ngoặc kép) “Đã gửi từ iPhone của tôi”
• Để có sự thống nhất về phông chữ, hãy sử dụng phông chữ Helvetica 12 làm phông chữ chữ ký, bạn có thể chọn hộp bên cạnh “Luôn khớp với phông chữ thư mặc định của tôi” nếu được chọn
• Chọn hộp “Đặt chữ ký phía trên văn bản được trích dẫn” vì đó là chức năng của iPhone
• Kéo xuống menu phụ “Chọn Chữ ký” và chọn “iPhone” để đặt nó làm mặc định cho thư được gửi từ tài khoản đó
• Đóng tùy chọn

Không chọn “Tất cả chữ ký” khi tạo chữ ký từ menu bên trái vì không phải lúc nào chữ ký cũng có thể truy cập được. Đảm bảo chọn tài khoản thư bạn sử dụng hoặc muốn sử dụng chữ ký ngắn gọn với.

Trong ví dụ này, chữ ký đã được áp dụng cho tài khoản Outlook.com đã được thiết lập để sử dụng trong ứng dụng Thư.

Một lưu ý: vị trí chữ ký có thể thay đổi đôi chút trên iPhone tùy thuộc vào cách thông báo được trích dẫn, nhưng nói chung, vị trí này luôn được áp dụng ngay bên dưới thông báo của bạn chứ không phải toàn bộ thông báo.

Sử dụng Chữ ký “Đã gửi từ iPhone của tôi” trong Thư

Chữ ký đã được đặt làm mặc định, nhưng hãy xác nhận cách sử dụng chữ ký hoặc cách tắt tạm thời chữ ký này:

• Soạn thư mới hoặc trả lời email
• Xem phần “Chữ ký” bên dưới dòng Tiêu đề bên phải
• Chọn “iPhone” để bao gồm chữ ký “Đã gửi từ iPhone của tôi” trên email này
• Chọn “Không” để KHÔNG bao gồm chữ ký trên email này
• Nhập một tin nhắn ngắn và gửi như bình thường

Trong ví dụ này, Chữ ký Brevity tự xưng được đính kèm với một email trả lời dài, cùng với một phản hồi cực ngắn. Chữ ký ngắn gọn của chúng tôi khiến bạn cảm thấy ổn!

Một lần nữa, mục đích ở đây là giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi đưa ra các câu trả lời ngắn gọn, trực tiếp và súc tích cho các email đến, nhờ đó cải thiện năng suất email của bạn và có thêm thời gian để làm những công việc quan trọng khác (trừ khi bạn được trả tiền tất nhiên là để gửi email cả ngày).

Bạn có mẹo nào về năng suất email để quản lý sự tấn công dữ dội của thư mà tất cả chúng ta nhận được thường xuyên không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét!