Mọi ứng dụng trong bộ iWork đều cung cấp tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu cho các tệp được tạo, sửa đổi hoặc mở trong ứng dụng tương ứng của chúng. Trên thực tế, điều này có nghĩa là không người dùng nào có thể mở hoặc truy cập tệp và xem nội dung trên thiết bị Mac hoặc iOS của họ mà không cần nhập mật khẩu trước. Mật khẩu bảo vệ các tài liệu iWork cung cấp một cách tuyệt vời để thêm một số bảo mật hoặc quyền riêng tư bổ sung cho các tệp quan trọng và việc sử dụng tính năng này trở nên đơn giản trong bất kỳ ứng dụng iWork nào trong OS X, cho dù là Pages, Keynote hay Numbers.

Hướng dẫn này sẽ minh họa cách khóa tệp Pages mẫu bằng mật khẩu nhưng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu cũng hoạt động giống hệt nhau trong các ứng dụng Numbers và Keynote cho Mac. Các tệp được bảo vệ sau đó sẽ tương thích với các ứng dụng iWork trên máy Mac hoặc bất kỳ nền tảng được hỗ trợ nào khác, cho dù là iWork trong iOS hay iCloud, miễn là người dùng mở tệp có mật khẩu thích hợp.

Cách Đặt mật khẩu bảo vệ cho tệp iWork từ Mac OS X bằng Pages, Numbers hoặc Keynote

1. Mở tệp bạn muốn đặt và yêu cầu mật khẩu – đây có thể là tệp hiện có hoặc tệp mới nếu không thì trống
2. Kéo menu “Tệp” xuống và chọn “Đặt mật khẩu”



3. Nhập mật khẩu mong muốn và đặt gợi ý nếu muốn (gợi ý mơ hồ thường được khuyến nghị, đừng để nó quá rõ ràng)



4. Lưu tệp như thường lệ từ ứng dụng iWork

Bây giờ mật khẩu đã được đặt cho tệp, bạn sẽ thấy biểu tượng riêng lẻ của tệp đã thay đổi để hiển thị khóa trên đó để cho biết tệp được bảo vệ.

Mở tệp trong ứng dụng iWork hiện yêu cầu mật khẩu và sẽ nhắc người dùng nhập mật khẩu – không xem trước tệp được hiển thị. Không thể mở tệp nếu không có mật khẩu đó.

Nhập đúng mật khẩu sẽ mở tệp như mong đợi, lưu ý rằng biểu tượng khóa hiển thị trên thanh menu, biểu tượng này cũng dùng để cho biết trong ứng dụng iWork rằng tệp đang được sử dụng đã bị khóa.

Đối với những người sử dụng iWork bên ngoài OS X, bạn cũng có thể sử dụng bảo vệ bằng mật khẩu trên các tệp được tạo trong bộ iWork với iPad, iPhone và iCloud. Quá trình này hơi khác một chút do những ứng dụng đó không có menu 'tệp' tiêu chuẩn, nhưng bất kể tài liệu iWork được tạo ở đâu hoặc được bảo vệ bằng mật khẩu, nó sẽ có khả năng tương thích đa nền tảng với Pages, Keynote và Numbers.

Đây là một mẹo hay với các ứng dụng tiềm năng, cho dù bạn đang sử dụng một tài liệu văn bản đơn giản trong ứng dụng Pages để hoạt động như một cuốn nhật ký được bảo vệ bằng mật khẩu, sử dụng bảng tính để theo dõi chi phí và dữ liệu tài chính trong Numbers, hoặc chỉ muốn khóa một bản trình bày đặc biệt trước khi ra mắt nó trong Numbers. Bạn cũng có thể làm điều gì đó tương tự với các tài liệu Microsoft Office, nhưng hãy nhớ rằng khả năng tương thích giữa nhiều ứng dụng không được hỗ trợ trong những trường hợp đó, vì vậy nếu bạn khóa một tệp trong Word, bạn không thể mở tệp đó trong Pages hoặc ngược lại.

Không thể phủ nhận việc khóa riêng từng tệp bằng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu, nhưng không bao giờ nên sử dụng tính năng này để thay thế cho tính năng bảo vệ vững chắc trên toàn hệ thống, chẳng hạn như yêu cầu đăng nhập cho máy Mac khi khởi động, khởi động lại và đánh thức, bằng cách sử dụng Mã hóa FileVault hoặc tất cả những điều trên.