Bạn đã bao giờ nhận được một hợp đồng, thỏa thuận, tài liệu hoặc biểu mẫu dịch vụ được gửi qua email tới iPhone hoặc iPad của mình mà bạn cần ký nhanh chưa? Hoàn hảo, vì giờ đây bạn có thể ký điện tử và trả lại tài liệu trực tiếp từ ứng dụng Thư của iOS. Tính năng Chữ ký thư cho phép bạn ký nhanh một tài liệu được đính kèm trong email và gửi lại tài liệu đó theo cách mà không cần phải rời khỏi ứng dụng thư, toàn bộ quá trình ký và gửi lại rất nhanh chóng và dễ dàng nhờ bộ tính năng Đánh dấu.

Tính năng Đánh dấu yêu cầu phiên bản iOS hiện đại, nghĩa là bạn sẽ cần cài đặt iOS 9.0 hoặc phiên bản mới hơn trên iPhone, iPad hoặc iPod touch, mặc dù cách bạn ký tài liệu hơi khác tùy thuộc vào trên phiên bản iOS bạn đã cài đặt trên thiết bị (đừng lo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cả hai). Phần còn lại rất dễ dàng và được xử lý trong ứng dụng email, vì vậy nếu bạn muốn tự mình dùng thử, chỉ cần gửi email cho mình một tệp PDF, hình ảnh hoặc tài liệu khác có thể được ký – vì mục đích thử nghiệm, nó thực sự không cần phải là một hợp đồng chính thức hoặc bất cứ điều gì, vì tính năng Đánh dấu hoạt động với hầu hết các tệp đính kèm thư. Và vâng, điều này không chỉ hoạt động với các tệp đính kèm được gửi cho bạn mà còn với các tệp đính kèm bạn muốn gửi đi. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách sử dụng tính năng tuyệt vời này.

Cách ký tài liệu trong thư trên iPhone và iPad cho iOS 12

Giả sử bạn có tài liệu đính kèm để đăng nhập vào email trên thiết bị iOS, thì đây là những việc bạn cần làm để ký điện tử vào tài liệu và gửi đi nhanh chóng:

1. Mở email chứa tài liệu cần ký, sau đó nhấn vào tài liệu để mở trong ứng dụng Thư (tệp PDF được sử dụng trong ví dụ này)



2. Nhấn vào biểu tượng Bút để nhập Đánh dấu



3. Bây giờ bạn có hai lựa chọn: bạn có thể sử dụng công cụ bút để viết nguệch ngoạc chữ ký ngay trên tài liệu để ký, sau đó chạm vào Xong và Gửi hoặc bạn có thể sử dụng công cụ Chữ ký thực tế để ký vào tài liệu theo cách đó, đó là những gì chúng tôi đang đề cập ở đây
4. Để sử dụng công cụ Chữ ký, chạm vào nút dấu cộng (+) rồi chạm vào “Chữ ký”



5. Chọn chữ ký bạn muốn đặt trên tài liệu (nếu chưa có, hãy chọn tùy chọn Thêm chữ ký) và chạm để đặt chữ ký vào vị trí, sau đó chạm vào “Xong”



6. Chọn “Trả lời” để trả lời email hiện có hoặc “Tin nhắn mới” để gửi email mới, hoặc sẽ bao gồm tài liệu mới được ký cùng với email



7. Nhấn vào “Gửi” để gửi tài liệu đã ký từ iOS Mail

Siêu dễ phải không? Bạn có thể ký toàn bộ tài liệu, đặt chữ ký, mọi thứ ngay từ ứng dụng Thư của iOS trên iPhone hoặc iPad.

Việc bạn có muốn sử dụng công cụ bút để viết nguệch ngoạc chữ ký hay sử dụng công cụ Chữ ký chính thức trong Đánh dấu hay không, hoàn toàn tùy thuộc vào bạn (và có thể là kỹ năng viết của bạn cũng như việc bạn có hay không' đang sử dụng bút stylus hoặc Apple Pencil), vì cả hai đều có thể được sử dụng làm chữ ký cho các tài liệu trong email như thế này.

Như đã đề cập trước đó, cách ký tài liệu từ ứng dụng Thư trên iPhone hoặc iPad tùy thuộc vào phiên bản iOS. Nếu các bước trên không quen thuộc, hãy sử dụng các phương pháp bên dưới dành cho các phiên bản iOS cũ hơn để ký tài liệu bằng cùng một phương pháp, với cách tiếp cận hơi khác.

Cách ký điện tử tài liệu trong thư cho iOS 11, iOS 10, iOS 9

1. Mở email chứa tài liệu cần ký, nhấn vào tệp đính kèm tài liệu như thường lệ để xem trước trong ứng dụng Thư (tài liệu có thể là PDF hoặc dạng khác), sau đó nhấn vào biểu tượng hộp công cụ



2. Chạm vào nút Chữ ký ở góc dưới bên phải của bản xem trước Đánh dấu



3. Sử dụng một ngón tay trên màn hình cảm ứng để ký tài liệu như bình thường, sau đó chạm vào “Xong”



4. Đặt chữ ký điện tử vào vị trí thích hợp trên tài liệu để ký, bạn có thể thay đổi kích thước chữ ký nếu cần bằng cách sử dụng các nút màu xanh lam để phóng to hoặc thu nhỏ chữ ký, sau đó chạm vào “Xong” khi hoàn tất để chèn lại tài liệu đã ký vào cùng một email làm thư trả lời



5. Viết email trả lời thích hợp và chạm vào nút “Gửi” để gửi lại tài liệu mới được ký theo cách của nó cho người gửi ban đầu

Dễ hay sao? Không cần in bất cứ thứ gì, không cần quét bất cứ thứ gì và cũng không cần sử dụng tính năng chữ ký trên máy Mac, toàn bộ quá trình có thể được xử lý trong iOS. Tài liệu có thể được ký và trả lại chỉ trong vài giây.

Điều này không thể phủ nhận là hữu ích đối với tất cả người dùng iOS, nhưng đặc biệt đối với những người thường xuyên sử dụng iPhone của họ và nhận được thỏa thuận ký và trả lại. Cho dù đó là hợp đồng làm việc, biểu mẫu bảo hiểm y tế, lệnh thanh toán, thế chấp, chứng thư, thỏa thuận cho thuê, thỏa thuận không tiết lộ, bạn đặt tên cho nó và bạn có thể ký nhanh từ iOS cũng như gửi lại nhanh hơn bao giờ hết.

Và vâng, trong trường hợp bạn đang thắc mắc, bạn cũng có thể đính kèm tài liệu vào một email mới, ký tên và gửi nó theo cách đó, vì vậy bạn không cần phải ký và gửi lại tài liệu đính kèm với email hiện có. Điều này có nghĩa là nếu bạn có tệp đính kèm tài liệu PDF mà bạn đã lưu vào iCloud, bạn cũng có thể đính kèm và ký tên vào tài liệu đó bằng cách sử dụng tính năng đánh dấu tương tự.

Tất nhiên, nếu bạn không có các phiên bản iOS mới nhất, thì bạn có thể dựa vào máy Mac để sử dụng một tính năng rất giống và ký điện tử vào tài liệu bằng cách sử dụng Bàn di chuột của máy Mac trong Mac OS X. Cách tiếp cận của máy Mac cũng hiệu quả và nhiều phiên bản cũ hơn của ứng dụng Mac Preview thậm chí còn hỗ trợ quét chữ ký bằng máy ảnh Mac, nghĩa là bất kể bạn đang sử dụng phần cứng Apple ở thời đại nào, bạn nên tìm một giải pháp để ký tài liệu điện tử và sau đó trả lại chúng một cách nhanh chóng mà không cần phải sử dụng máy in, máy fax hoặc máy quét.

Bạn có biết bất kỳ thủ thuật nào khác khi ký tài liệu trên iPhone, iPad hoặc iPod touch không? Chia sẻ chúng với chúng tôi trong phần bình luận!