Nếu bạn là người dùng Gmail và sắp không sử dụng email, đang đi nghỉ hoặc không ở văn phòng trong một thời gian, bạn có thể muốn đặt thông báo trả lời email tự động trực tiếp thông qua Gmail.

Trả lời tự động, trả lời “Vắng mặt” và Trả lời trong kỳ nghỉ hoạt động giống như tên gọi của nó; khi chúng được bật và ai đó gửi email cho bạn, họ sẽ nhận được thư trả lời tự động từ tài khoản email của bạn với một thông báo do bạn chọn, thường có nội dung như “Hiện tôi đang ở văn phòng, vui lòng gọi điện thoại di động của tôi hoặc liên hệ với người khác để được hỗ trợ.”

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn cách định cấu hình và thiết lập trình trả lời email tự động cho tài khoản Gmail, nó có thể được đặt từ mọi trình duyệt web trên mọi thiết bị, bao gồm Windows PC, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Chrome OS hoặc bất kỳ thiết bị nào khác mà bạn có thể truy cập trang web Gmail từ đó.

Gmail giúp việc thiết lập trả lời tự động trở nên rất dễ dàng và bạn có thể đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho trả lời tự động hoặc bạn có thể đặt tính năng này có hiệu lực ngay lập tức và kéo dài vô thời hạn cho đến khi bạn bật tự động trả lời tự động / trả lời tự động tắt chính bạn. Tất nhiên, bạn cũng có thể tùy chỉnh chủ đề và tin nhắn trả lời email.

Cách đặt Tự động trả lời khi nghỉ bằng Gmail

Sử dụng phương pháp dựa trên Gmail này được truy cập và thiết lập qua web trên gmail.com. Một lợi thế đáng kể của phương pháp này là nó sẽ xử lý các email trả lời tự động ở phía máy chủ Gmail, nghĩa là trước khi email đến iPhone, iPad hoặc Mac của bạn, điều này có thể giúp các phản hồi tự động "vắng mặt" dựa trên Gmail nhanh hơn và đáng tin cậy hơn so với việc thiết lập chúng trên thiết bị cục bộ, đặc biệt nếu (các) thiết bị được đề cập sẽ nằm trong phạm vi phủ sóng của mạng hoặc điện thoại di động hạn chế.

1. Truy cập Gmail hoặc Gmail.com và đăng nhập vào tài khoản email bạn muốn thiết lập trả lời tự động cho
2. Truy cập Cài đặt Gmail bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng rồi chọn “Cài đặt” từ trình đơn thả xuống hoặc bằng cách truy cập URL sau:

https://mail.google.com/mail/u/0/settings/General

3. Cuộn xuống để tìm phần “Trả lời khi nghỉ phép” trong Cài đặt Gmail chung
4. Chọn hộp bên cạnh “Trình trả lời tự động BẬT”



5. Điền cài đặt Tự động trả lời thư cho Gmail, bao gồm các thông tin sau:
• Ngày đầu tiên
• Ngày cuối cùng (tùy chọn, điều này sẽ tự động kết thúc phản hồi kỳ nghỉ)
• Môn học
• Thông điệp
• Chọn xem bạn có muốn chỉ gửi thư trả lời tự động khi nghỉ phép cho người dùng trong Danh bạ của bạn hay không
6. Khi đã hài lòng với cấu hình Tự động trả lời thư, chọn “Lưu thay đổi”

Lưu ý rằng nếu bạn đặt Ngày bắt đầu thành ngày hôm nay (bất kể hôm nay là ngày nào), tính năng trả lời tự động sẽ bắt đầu ngay lập tức.

Cài đặt Phản hồi khi nghỉ phép / Vắng mặt trong Gmail được Gmail mô tả như sau:

Nói cách khác, nếu ai đó tiếp tục gửi email cho bạn, họ sẽ không tiếp tục nhận được thư trả lời tự động mà sẽ nhận được một thư khác sau vài ngày nếu họ tình cờ gửi một email khác vào thời điểm đó.

Như đã đề cập trước đây, sử dụng phương pháp dựa trên Gmail rất tốt cho người dùng Gmail vì nó xử lý tính năng trả lời tự động ở phía máy chủ Gmail, về cơ bản ngay khi Gmail nhận được email trong hộp thư đến của bạn, nó sẽ trả lời với tin nhắn trả lời tự động.Điều đó khác với khi bạn thiết lập hoặc sử dụng tính năng trả lời tự động ở phía thiết bị, bởi vì khi tính năng trả lời tự động được định cấu hình trên thiết bị cục bộ, thiết bị đó phải có quyền truy cập internet để kiểm tra email rồi gửi phản hồi. Ví dụ thực tế, điều này có nghĩa là thiết lập trả lời tự động của Gmail trực tiếp thông qua Gmail sẽ gửi thư trả lời tự động ngay cả trong trường hợp iPhone, iPad hoặc Mac của bạn không có kết nối internet – chẳng hạn như trên máy bay qua Thái Bình Dương hoặc tại đỉnh núi Everest – trong khi phương pháp dựa trên thiết bị cục bộ không thể làm điều đó vì nó yêu cầu kết nối internet đang hoạt động để phát hiện và gửi trả lời tự động. Tuy nhiên, nếu quan tâm, bạn cũng có thể tìm hiểu cách thiết lập tính năng tự động trả lời cho Mail trên Mac OS, cùng với việc thiết lập tính năng tự động trả lời email “Vắng mặt” cho Mail trên iPhone và iPad.

Bạn cũng có thể bật và điều chỉnh tính năng tự động trả lời trong Gmail bằng ứng dụng Gmail dành cho iPhone và iPad hoặc Android, bằng cách sử dụng cài đặt trong ứng dụng giống như cách được mô tả tại đây. Tuy nhiên, chúng tôi đang tập trung vào ứng dụng gmail dựa trên web.

Cách tắt Email trả lời khi nghỉ “Vắng mặt” trên Gmail

1. Truy cập Gmail.com và đăng nhập vào tài khoản email được đề cập
2. Nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó chọn “Cài đặt” từ menu thả xuống hoặc truy cập URL sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn:

https://mail.google.com/mail/u/0/settings/General

3. Cuộn xuống phần “Trả lời kỳ nghỉ” của cài đặt chung
4. Chuyển đổi nút để “Tắt tính năng Trả lời khi nghỉ”
5. Chọn “Lưu thay đổi”

Vậy là xong, nếu bạn không đặt ngày kết thúc mà email trả lời tự động sẽ tự động dừng, thì bạn có thể tắt tính năng trả lời bất cứ lúc nào theo cách này.

Bạn có thể tắt hoặc bật tính năng trả lời tự động trong Gmail bất kỳ lúc nào, qua web hoặc qua ứng dụng Gmail trên iPhone, iPad hoặc thiết bị Android.

Bạn có biết bất kỳ mẹo hoặc thủ thuật hữu ích nào khác để thiết lập email trả lời vắng mặt, trả lời tự động và các trả lời tự động khác không? Chia sẻ chúng trong phần bình luận bên dưới!