Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta liên tục tham gia vào các hoạt động. Đôi khi, điều thực sự xảy ra rất thường xuyên là việc tích lũy quá nhiều việc phải làm không cho phép chúng ta có thời gian để xác định những gì chúng ta phải tập trung vào, do đó tạo ra một thành phần mạnh mẽ của căng thẳng và làm giảm đáng kể năng suất của chúng ta.

GTD hoặc Get Things Done là một phương pháp quản lý thời gian giúp chúng ta xử lý các loại tình huống này để chúng ta có thể làm việc hiệu quả hơn và luôn biết hành động tiếp theo của hành động đó là gì.

Phương pháp này dựa trên phương pháp 5 bước:

1. Capture (inbox): ghi lại mọi thứ thu hút sự chú ý của bạn. Giải phóng tâm trí của bạn, không sử dụng nó như một kho lưu trữ mà dựa vào một công cụ bên ngoài đáng tin cậy.
2. Làm rõ: phân tích các yếu tố được chụp trong hộp thư đến và nhập bằng khen. Nếu mục này không thể hoạt động, hãy ném nó hoặc sử dụng nó làm tài liệu tham khảo, nếu không thì xác định hành động tiếp theo cần thiết. Nếu hành động mất ít hơn 2 phút, hãy chạy ngay lập tức, nếu không, hãy ủy quyền (nếu bạn có thể) hoặc đưa nó vào danh sách.
3. Sắp xếp: di chuyển các mục bằng cách nhóm chúng dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.
4. Reflect: thực hiện đánh giá định kỳ (ít nhất là hàng tuần) tất cả những việc cần làm, dự án và danh sách của bạn.
5. Chạy: chọn hành động tiếp theo của bạn, sử dụng công cụ bạn đã chọn để thực hiện phương pháp GTD.

Trong các dòng sau, chúng tôi sẽ tóm tắt các đặc điểm của 5 phần mềm GTD để cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về các công cụ có sẵn.

Các công cụ GTD tốt nhất để tăng vọt năng suất của bạn bây giờ

Người theo chủ nghĩa

Todoist là một ứng dụng quản lý tác vụ rất đơn giản, không có tính năng bổ sung đặc biệt. Màn hình chính được chia thành hai phần: ở phía bên trái, chúng tôi tìm thấy các hoạt động của cây, nơi bạn có thể chọn mức độ ưu tiên, thời hạn và các tham số khác của mỗi tác vụ; ở phần bên phải của màn hình, bạn có thể nhập mô tả của từng tác vụ.

Giấy phép là phần mềm miễn phí, vì vậy hoàn toàn miễn phí. Danh sách tác vụ được lưu trữ ở định dạng XML, cung cấp nhiều cơ hội để định dạng và in báo cáo nâng cao bằng cách sử dụng biểu định kiểu.

Nhận Todoist

Nhớ sữa

Hãy nhớ rằng Sữa là một dịch vụ trực tuyến. Nó miễn phí nhưng bạn cũng có thể đăng ký tài khoản pro trả phí với các tính năng bổ sung như đồng bộ hóa dữ liệu, ứng dụng điện thoại thông minh chuyên dụng và hỗ trợ email. Màn hình chính được tạo thành từ các thẻ chia theo phạm vi.

Bao gồm các hoạt động khác nhau là thanh lịch và đầy đủ: ở phía bên phải của màn hình, bạn có thể nhập ngày hết hạn, nhãn, địa điểm và lời nhắc. Bạn cũng có thể thêm các mục nhập qua email, chỉ cần gửi tin nhắn đến tài khoản địa chỉ chuyên dụng của bạn.

Ứng dụng Ghi nhớ Sữa có đầy đủ các tính năng bổ sung, hầu hết có thể được sử dụng với tài khoản PRO. Nhắc nhở cho các hoạt động, ví dụ, cũng có thể được gửi qua e-mail.

Dùng sữa nhớ

Evernote

Evernote là một công cụ cho phép người dùng dễ dàng tạo và quản lý 'Ghi chú' mà các loại thông tin khác nhau như văn bản, hình ảnh và tệp đính kèm thuộc bất kỳ loại nào có thể được lưu trữ trong phiên bản Evernote Premium.

Evernote ngay cả khi nó không đúng là một ứng dụng để quản lý các hoạt động với một số người thích hợp vẫn có thể được sử dụng cho mục đích này.

Ghi chú, có thể được so sánh với các hoạt động, được lưu trữ trong 'sổ ghi chép' hoạt động như các thùng chứa ghi chú. Một tính năng quan trọng của Evernote là các thẻ, đây là một hệ thống ghi nhãn rất hữu ích để tổ chức Ghi chú; mỗi ghi chú có thể được chỉ định một hoặc nhiều nhãn.

Sức mạnh thực sự của nó nằm ở khả năng đồng bộ hóa các ghi chú. Điều này cho phép bạn tạo và tìm thông tin được lưu trữ trong hầu hết mọi máy tính, trình duyệt web hoặc điện thoại di động. Evernote tự động đồng bộ hóa ghi chú sau vài phút hoặc thủ công bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào nút 'Đồng bộ hóa'.

Một tính năng thú vị khác là chia sẻ 'Notebook'. Những điều này có thể được chia sẻ công khai qua web hoặc chỉ được chia sẻ với một số người nhất định. Ghi chú chung chỉ có thể được thay đổi bởi mỗi người nhận nếu họ có tài khoản trả phí

Phiên bản miễn phí có giới hạn 60 MB ghi chú mỗi tháng. Có thể đăng ký tài khoản có tên Evernote Premium

Nhận Evernote

Như bạn có thể thấy có nhiều tùy chọn có sẵn cho bạn, và tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể sử dụng một trong số chúng.

Bạn đã sử dụng và dùng thử phần mềm khác cho GTD mà bạn nghĩ là tốt hơn những phần mềm được liệt kê trên trang này chưa? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong các ý kiến.