Bàn tiếp tân là bộ mặt và tiếng nói của bất kỳ tổ chức nào. Một phần mềm tiếp tân tự động đơn giản hóa toàn bộ quá trình quản lý khách truy cập. Cho dù đó là khách hàng, ứng viên hay khách hàng, đối với họ, nhân viên tiếp tân là điểm liên lạc đầu tiên với tổ chức. Đó là toàn bộ lý do tại sao chúng quan trọng như nhau đối với một công ty giống như bộ phận nhân sự hoặc bộ phận tiếp thị.

Do đó, một nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm chính cho trải nghiệm thú vị từ khi khách hàng gọi hoặc vào tổ chức. Nhưng, quản lý giao tiếp trực tiếp, trực tuyến và trên các cuộc gọi, tất cả cùng một lúc có thể gây căng thẳng.

Các nhiệm vụ văn phòng khác như gọi điện cho khách hàng, thanh toán, lên lịch các cuộc hẹn, vv có thể thêm vào công việc đã đầy thách thức của họ. Đó là khi một phần mềm tiếp tân tự động đến cứu hộ.

Dưới đây là danh sách nhanh một số hệ thống phần mềm quản lý văn phòng hàng đầu để tăng hiệu quả trong năm 2019.

Các công cụ tiếp tân tự động tốt nhất cho PC là gì?

Giải pháp kinh doanh Vonage

Giải pháp kinh doanh Vonage, có sẵn dưới dạng ứng dụng và tải xuống giúp cải thiện giao tiếp kinh doanh. Phần mềm tiếp tân tự động dựa trên đám mây này kết hợp dễ dàng với trình duyệt web, điện thoại thông minh và các sản phẩm kinh doanh.

Các hệ thống điện thoại doanh nghiệp Vonage hoàn hảo cho doanh nghiệp vừa và tinh chỉnh hệ thống điện thoại VoIP của họ với các thiết bị hoạt động trên internet.

Nó cũng giúp các doanh nghiệp kết nối qua điện thoại, qua tin nhắn văn bản hoặc thông qua hội nghị video tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên tiếp tân.

Thông báo cuộc gọi, không làm phiền tùy chọn hoặc sàng lọc tùy chọn kết nối các thiết bị khác nhau trên một tiện ích mở rộng, là một trong những tính năng chính của nó. Người quản lý tài khoản có thể quản lý cuộc gọi qua cổng quản trị và đánh giá bản ghi cuộc gọi, thay đổi mức độ hiển thị của bảng điều khiển và hơn thế nữa.

Họ cũng có thể xem chi tiết thanh toán và sửa các giới hạn quay số trên cổng thông tin. Ngoài các giải pháp máy tính để bàn, người dùng cũng có thể tải xuống ứng dụng di động của mình để dễ dàng truy cập. Nó cũng có thể được đồng bộ hóa với Google, Outlook hoặc CRM.

Giá: bắt đầu từ $ 19, 99.

• ĐỌC C: NG: 5 phần mềm tắt thời gian tốt nhất để giữ cho nhân viên của bạn hạnh phúc

GoCanvas

Nhập dữ liệu và quản lý liên lạc là một trong những khía cạnh quan trọng của nhân viên lễ tân. GoCanvas là một trong những phần mềm quản lý văn phòng tốt nhất giúp người dùng hoàn thành công việc của họ trong vài phút.

Nó đi kèm với các tính năng mạnh mẽ cho các tổ chức bằng cách giúp người dùng tạo và điền vào các biểu mẫu không giới hạn. Như một phần thưởng - người dùng cũng có thể lưu dữ liệu không giới hạn.

Nó cung cấp một công cụ kéo và thả cho phép người dùng tạo các ứng dụng di động của riêng họ mà không cần bất kỳ mã hóa hoặc lập trình nào. Nó cũng cho phép người dùng chụp ảnh để kiểm tra các công cụ hoặc theo dõi tê giác chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Ngoài ra, nó có thể giúp xác nhận đơn đặt hàng bằng cách chỉ cần lấy chữ ký trên điện thoại thông minh của bạn.

Canvas cũng giúp tính toán để ước tính chính xác giá đặt hàng. Còn gì nữa không Nó giúp người dùng thông báo về thiết bị hoặc vị trí thành viên trong nhóm với theo dõi GPS.

Quét mã vạch chỉ bằng một cú nhấp chuột, đồng hóa liền mạch các khoản thanh toán di động và tải lên cơ sở dữ liệu khách hàng trong các ứng dụng khác là một số tính năng đáng chú ý khác của nó.

Giá: dùng thử miễn phí có sẵn; phiên bản cấp doanh nghiệp bắt đầu từ $ 45.

ĐỌC C: NG: 5 phần mềm trên tàu để chào đón nhân viên mới vào năm 2019

Nhân viên tiếp tân kỹ thuật số

Greetly Digital Lễ tân là một ứng dụng để đăng ký khách truy cập giúp người dùng hoàn thành công việc nhiều hơn. Quản trị là một phần quan trọng và phức tạp của bất kỳ tổ chức nào và Greetly đơn giản hóa quy trình làm việc với tự động hóa.

Từ việc quản lý quầy lễ tân đến sửa chữa các cuộc họp hoặc lịch trình du lịch, phần mềm này giúp đơn giản hóa tất cả các tác vụ đa năng và tiết kiệm thời gian.

Phần mềm quản lý văn phòng này dự định tiết kiệm tiền, và tăng hiệu quả trong khi cung cấp mức độ tùy biến cao. Nó hoạt động trên nhật ký khách truy cập dựa trên đám mây và luôn có sẵn để thêm phần thuận tiện.

Hơn nữa, nó sẽ gửi thông báo tức thì thông qua tin nhắn thoại, email, tin nhắn văn bản hoặc sử dụng Slack.

Giá: dùng thử miễn phí 14 ngày; bắt đầu từ $ 99 / tháng.

• ĐỌC C: NG: 4 phần mềm lập kế hoạch nhân viên nhà hàng tốt nhất cho năm 2019

Giọng nói Jive

Giọng nói Jive là một rec tự động tích hợp và dựa trên đám mây khác

Phần mềm tiếp tân này phù hợp với các công ty khác nhau thuộc mọi quy mô. Từ hộp thư thoại đến phần mềm tiếp tân ảo, nó cung cấp một loạt các bộ VoIP được lưu trữ. Hệ thống tiếp viên tự động này quản lý và cập nhật hệ thống điện thoại theo thời gian thực. Nó có thể làm như vậy từ một thiết bị được hỗ trợ internet bằng trang web của Jive.

Trình chỉnh sửa kế hoạch quay số trực quan của ứng dụng giúp hệ thống điện thoại được thiết lập một cách tuyệt vời. Nó giúp tạo lịch trình trước bằng cách sử dụng gói quay số tùy chỉnh được bật tự động sau khi người dùng rời đi. Người dùng cũng có thể thêm lời chào tùy chỉnh trong khi giúp họ thêm lịch trình cho cả ngày cùng một lúc.

Một trong những tính năng chính khác của nó là Tìm tôi / Theo dõi tôi cho phép người dùng điều hướng các cuộc gọi đến tới một số điện thoại theo một sự sắp xếp nhất định. Điều này giúp người dùng cá nhân xây dựng luồng cuộc gọi độc quyền trong khi chuyển sang tiện ích mở rộng của họ.

Giá: bắt đầu từ $ 19, 95.

• ĐỌC C: NG: 5 phần mềm CRM tự động mỗi doanh nghiệp nên sử dụng

Hootsuite

Quản lý quầy lễ tân không chỉ là tham dự các cuộc gọi, hoặc quản lý khách truy cập. Nhưng, đó cũng là về việc tìm kiếm và tạo cơ sở dữ liệu khách hàng và một trong những cách tốt nhất để làm hiện nay là thông qua Social Media.

Hootsuite chắc chắn là một trong những phần mềm hàng đầu giúp người dùng quản lý phương tiện truyền thông xã hội của họ ở một nơi. Bằng cách này, nó tăng gấp đôi như một phần mềm quản lý văn phòng mặt trận cạnh tranh giúp nhân viên tiếp tân nắm giữ các phương tiện truyền thông xã hội.

Phần mềm được thiết kế để tiết kiệm thời gian bằng cách giúp người dùng lên lịch đăng bài trên mạng xã hội. Nó giúp họ duy trì hoạt động trên các nền tảng truyền thông xã hội mọi lúc bằng cách tự động lên lịch một số bài đăng trên tất cả các tài khoản xã hội cùng một lúc.

Nó cũng giữ cho người dùng được cập nhật với nội dung được ủy quyền trước mà nhóm có thể đăng. Dữ liệu được lưu trong tệp đám mây ưa thích của người dùng.

Còn gì nữa không Nó cũng cho phép người dùng ước tính hiệu quả của các chương trình khuyến mãi trên mạng xã hội với báo cáo chi tiết. Hơn nữa, người dùng cũng có thể tìm kiếm và lọc các cuộc trò chuyện trên phương tiện truyền thông xã hội bằng cách sử dụng hashtags, từ khóa và cả vị trí.

Người dùng có thể tìm thấy các cuộc hội thoại bằng nhiều ngôn ngữ. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về những gì người khác đang nói về thương hiệu của họ, v.v.

Giá: 30 ngày dùng thử miễn phí; sau đó có giá $ 5, 99 / tháng.

Trái với niềm tin phổ biến, một nhân viên tiếp tân ở quầy lễ tân có rất nhiều thứ để quản lý. Từ quản lý khách truy cập, tham dự các cuộc gọi của khách hàng, lên lịch các cuộc họp, ăn trưa hoặc hành trình du lịch, đến quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, có rất nhiều việc cần phải làm.

Đây là một số phần mềm tiếp tân tự động tốt nhất giúp họ tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa mọi thứ. Vì vậy, hãy bắt đầu thực hiện chúng trong doanh nghiệp của bạn để tăng năng suất.