In ấn là một trong những hoạt động chính của bất kỳ doanh nghiệp. Tầm quan trọng của nó bắt nguồn từ thực tế rằng, một số tài liệu, dữ liệu và thông tin nhất định tương đối dễ đọc ở định dạng bản cứng và nó đặc biệt quan trọng cho mục đích tham khảo. Do đó, hiện nay có các giải pháp kỹ thuật số, được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa hiệu suất của máy in và cung cấp cho bạn thông tin in tốt nhất.

Mặt khác, phần mềm quản lý máy in là một ứng dụng quản lý các tác vụ in, bằng cách cung cấp sự phối hợp cho phép giữa máy tính và máy in, hướng tới tối ưu hóa đầu ra in. Phần mềm thường được triển khai trên một máy chủ tập trung, kết nối máy in với các máy tính trong mạng. Điều này cho phép bạn kiểm soát tốt hơn quá trình in của mình, do đó làm cho quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn và nhanh hơn.

Trong 20 năm qua, các công cụ quản lý máy in (phần mềm) đã chứng kiến ​​sự gia tăng ổn định trong sử dụng. Ngày nay, hầu như tất cả các doanh nghiệp áp dụng nó trong hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ trên cơ sở hàng ngày. Một máy in thông thường đi kèm với phần mềm quản lý máy in, được thiết kế để chỉ phục vụ các nhu cầu của máy in đó. Điều này sẽ không lý tưởng trong một doanh nghiệp quy mô lớn hoặc trung bình sử dụng các nhãn hiệu máy in khác nhau.