Sự ra đời của lưu trữ đám mây đã loại bỏ hoàn toàn sự căng thẳng của việc xử lý công việc giấy tờ lộn xộn. Do đó, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm thời gian và đồng thời, cải thiện quy trình làm việc. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách cắt giảm việc sử dụng tài liệu giấy và nâng cao hiệu quả, bạn đang ở đúng nơi. Bài viết này cung cấp cho bạn sáu phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất để lựa chọn.

Phần mềm quản lý tài liệu, còn được gọi là Hệ thống quản lý tài liệu (DMS), là các chương trình máy tính, được thiết kế đặc biệt để theo dõi, sắp xếp hợp lý và quản lý tài liệu và quy trình làm việc, với mục tiêu chính là giảm khối lượng công việc và tăng tốc công việc.

Theo dõi bài viết này, để có cái nhìn toàn diện về một số công cụ tốt nhất hiện có để quản lý tài liệu.

Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho PC là gì?

eFileCabinet

eFileCabinet được cho là phần mềm quản lý tài liệu hàng đầu hiện nay. Nó được xây dựng để tạo điều kiện cho việc lưu trữ, truy xuất và chia sẻ các tệp văn phòng. Tuy nhiên, chức năng của phần mềm vượt ra ngoài quản lý tài liệu, vì nó cũng được trang bị các công cụ quản lý nhân sự và kế toán.

eFileCabinet lưu trữ hai biến thể hỗ trợ: phiên bản máy tính để bàn (tương thích Windows 10) và phiên bản di động, được thiết kế đặc biệt cho thiết bị di động.

Phần mềm quản lý tài liệu này lưu trữ một chức năng được gọi là điện toán đám mây trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng sao lưu các tệp của họ trên đám mây, trực tiếp thông qua nền tảng của phần mềm. Với điều này, người dùng có thể dễ dàng xem và giải nén tập tin qua bất kỳ thiết bị nào, miễn là thiết bị đó được kết nối với internet.

Ngoài ra, eFileCabinet đáp ứng mọi tuân thủ cần thiết của ngành, bao gồm cả SEC, HIPAA, FINRA và các yêu cầu tiêu chuẩn khác.

Hơn nữa, phần mềm hoạt động hoàn hảo với SecureDrawer, một chức năng chia sẻ duy nhất, hoạt động như một nền tảng chia sẻ tệp từ đầu đến cuối giữa bạn và khách hàng. Nó có thể tích hợp hoàn hảo với nhiều phần mềm của bên thứ ba như MS Outlook, bảo mật điện tử, máy quét, máy in và nhiều hơn nữa.

Cuối cùng,. Phần mềm quản lý tài liệu eFileCabinet cung cấp cả dịch vụ trực tuyến và tại chỗ. Phần mềm cung cấp hai tuần dùng thử miễn phí cho người dùng mới, sau đó họ có thể đăng ký gói trả phí với mức giá khởi điểm là 15 đô la.

Tải xuống eFileCabinet

• ĐỌC C: NG: 5 phần mềm chữ ký điện tử tốt nhất cho PC Windows

OpenKM

OpenKM, không nghi ngờ gì, là một trong những phần mềm quản lý tài liệu phổ biến nhất trên thị trường. Nó là một phần mềm quản lý cấp doanh nghiệp rất linh hoạt, được xây dựng để thực hiện các tác vụ văn phòng, từ quản lý tài liệu đến tự động hóa quy trình làm việc đến các chức năng quản trị.

Công cụ này được thiết kế đặc biệt cho máy tính Windows. Tuy nhiên, nó cũng có thể được truy cập thông qua một loạt các hệ điều hành máy tính để bàn khác như Linux.

Về cơ bản, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ một bộ mô-đun động, chạy toàn bộ hoạt động quản lý của phần mềm. Một số mô-đun này bao gồm: Hóa đơn điện tử, eSignature, Mật mã học (để mã hóa & giải mã tập tin), Mã vạch, Lưu trữ thư và hơn thế nữa.

Ngoài ra, thiết kế linh hoạt của phần mềm cho phép phần mềm tích hợp hoàn hảo với các công cụ văn phòng có liên quan như AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office và hơn thế nữa. Nó cũng có một hệ thống xác thực có thể cắm, có thể được kết nối với các cơ sở dữ liệu hoặc máy chủ bên ngoài như SQL, Oracle, MySQL và một số khác.

Trước những điều đã nói ở trên, người dùng có cơ hội hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc của họ để cải thiện hiệu quả. Do đó, phần mềm quản lý tài liệu này được nhiều người xem là phần mềm quản lý dự án hơn là một trình quản lý tài liệu thông thường.

OpenKM cung cấp hai gói cơ bản cho người dùng mới: Cộng đồng OpenKM và OpenKM Professional. Cái trước có sẵn miễn phí (với các tính năng hạn chế), trong khi cái sau, với các tính năng mạnh hơn, là gói trả phí và nó được cung cấp bằng cách trích dẫn (giá tùy chỉnh).

Để có thêm thông tin về hệ thống và yêu cầu tải xuống của phần mềm, hãy đăng nhập vào trang web tải xuống OpenKM.

Tải xuống OpenKM