Đây là năm 2018 nhưng đáng ngạc nhiên máy fax vẫn được nhiều cơ quan chính phủ và doanh nghiệp sử dụng. Mặc dù gửi email là cách phổ biến để gửi tài liệu, đôi khi bạn có thể phải gửi fax.

Sử dụng PC làm máy fax không đơn giản như âm thanh vì máy fax được kết nối thẳng với đường dây điện thoại. Cách lý tưởng nhất để gửi fax là nhập tài liệu sau đó được quét và gửi đến máy fax. Máy fax thực hiện cuộc gọi điện thoại đến số được chỉ định. Sau đó, máy fax của người nhận sẽ trả lời cuộc gọi và tài liệu được nhận qua cuộc gọi điện thoại.

Vì máy fax không thể được kết nối trực tiếp với máy tính, nên có một số phương thức có thể gửi fax bằng PC. Máy tính có hệ điều hành windows có ứng dụng fax và quét cho phép gửi fax nhưng quá trình này cần modem quay số và đặc biệt là kết nối điện thoại.

Cách sử dụng đường dây điện thoại với PC Windows để gửi fax

• Nhấp vào Bắt đầu, Tất cả chương trình, Windows Fax và Quét và nhấn Enter (Windows Fax và Quét) để khởi chạy chương trình.

  

• Đảm bảo đường dây điện thoại được kết nối với PC
• Nhấp vào Fax mới trên thanh công cụ.
• Làm theo hướng dẫn để kết nối với đường dây điện thoại.
• Điền vào mẫu fax bằng cách nhập số người nhận, nhập tin nhắn của bạn và đính kèm tài liệu của bạn.
• Nhấn vào gửi để hoàn thành.

Quá trình này có điểm yếu là do đường truyền phải miễn phí trong khi gửi fax. Một cách khác để có được một đường dây điện thoại Fax hữu ích cho những người nhận fax rất nhiều.

Sử dụng phần mềm fax trực tuyến

Cách phổ biến nhất để gửi tài liệu fax hiện nay là sử dụng các dịch vụ fax trực tuyến. Những dịch vụ này giúp người dùng giảm căng thẳng khi kết nối qua điện thoại. Điều cơ bản với hầu hết các dịch vụ này là điền vào mẫu fax với số người nhận sau đó các nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến này thực hiện việc gửi.

• C READNG ĐỌC: Biến PC của bạn thành bộ định tuyến Wi-Fi trong một vài bước đơn giản

PC của bạn có thể được biến thành một máy fax thích hợp bằng phần mềm fax. Phần mềm fax này hữu ích cho các doanh nghiệp và cá nhân fax rất nhiều. Phần mềm fax thường cho phép PC gửi và nhận fax.

Phần mềm fax miễn phí cho Windows 10

RingCentralFax (khuyên dùng)

Đây là phần mềm fax tốt nhất hiện có với nhiều tính năng tuyệt vời. Fax trung tâm có thể gửi tất cả các loại định dạng tệp tới bất kỳ fax nào trên toàn thế giới. Phần mềm này cũng gửi thông báo fax về các bản fax đến tới số điện thoại di động hoặc email của người dùng.

Ring trung tâm cung cấp 750 trang fax với giá 14, 99 đô la với người dùng có các tùy chọn để phân bổ các trang này với số lượng fax đến hoặc đi mong muốn. Fax trung tâm không tính phí thiết lập và đi kèm với mức phí quá cao vừa phải là 6 xu, khá ổn khi so sánh với các phần mềm fax khác.

Nền tảng máy tính để bàn khá dễ học với giao diện độc đáo của người dùng. Phần mềm cũng cho phép người dùng chuyển số fax của họ trong khi cho phép người dùng gửi fax quốc tế với mức phí thấp. Chữ ký số cũng được bật cũng như chia sẻ nhiều bản fax cho nhiều người nhận. Một điểm khác biệt duy nhất so với tất cả các phần mềm fax khác là khả năng lên lịch gửi fax sau đó. Dịch vụ này cũng theo dõi tất cả các bản fax được gửi hoặc nhận. Dịch vụ này giúp tiết kiệm khoảng 200 trang fax hàng tháng. Phần mềm fax cũng cung cấp quyền truy cập để truyền fax đến các số liên lạc của Microsoft Outlook.

Dịch vụ khách hàng của phần mềm này là đỉnh cao và có thể được liên lạc qua email, trò chuyện trực tiếp và số điện thoại với đại diện dịch vụ khách hàng trả lời nhanh chóng. Có một phần FAQ chi tiết với video hướng dẫn và diễn đàn trực tuyến.

Ưu điểm:

• Rất nhiều tính năng.
• Fax có thể được lên lịch để ngày sau
• Giao diện người dùng đơn giản

Nhược điểm:

• Dung lượng lưu trữ hạn chế mỗi tháng

Ring trung tâm fax là tất cả tròn hơn với nhiều tính năng và chi phí vừa phải làm cho nó tốt nhất trong số các phần mềm fax khác. Nó mang lại sự linh hoạt, đơn giản và khả năng chi trả là mục đích cuối cùng của bất kỳ phần mềm fax nào.

• Bắt đầu dùng thử miễn phí với RingCentralFax

Fax fax (đề nghị)

Phần mềm fax này gửi và nhận fax qua modem fax hoặc nhà cung cấp dịch vụ điện thoại Internet. Công cụ này có sẵn trong các phiên bản gia đình, mạng, đa dòng và kinh doanh. Phiên bản nhiều dòng có thể hỗ trợ hơn 25 máy tính trong khi phiên bản mạng được cài đặt trên máy chủ và hỗ trợ tất cả các máy tính được kết nối với mạng máy chủ.

Phiên bản kinh doanh đi kèm với các tính năng đẹp và có khả năng kiểm soát thời gian ghi âm. Nó cũng có thể quản lý ghi âm giọng nói không giới hạn và gửi fax hàng loạt. Phiên bản doanh nghiệp cũng có thể chuyển đổi fax sang PDF được tự động chuyển tiếp sang email.

• C READNG ĐỌC: Bảo mật các tệp PDF bằng các công cụ này cho PC Windows

Tất cả các phiên bản của phần mềm đều có các tính năng fax cơ bản như khả năng gửi fax từ các ứng dụng Windows, lên lịch fax và ưu tiên fax trong hàng đợi gửi và tạo các trang bìa tùy chỉnh.

Phần mềm fax này không cung cấp cho người dùng quyền truy cập để gửi fax qua Internet. Nó cũng thiếu các ứng dụng tương thích điện thoại thông minh. Venta fax không có phiên bản trang web trực tuyến để gửi fax qua internet từ bất kỳ vị trí nào.

Ưu điểm:

• Nó cung cấp các công cụ quản lý để lên lịch và quản lý fax

Nhược điểm:

• Không có phiên bản fax dựa trên web
• Không có nền tảng fax điện thoại di động

Venta fax là phần mềm fax tốt cho những người muốn loại bỏ máy fax của họ vì một cái gì đó đơn giản hơn sẽ hoạt động đúng cho doanh nghiệp của họ trong khi vẫn tương thích với số điện thoại của họ. Nó cho phép người dùng truy cập để gửi và nhận fax không giới hạn mặc dù nó thiếu các ứng dụng di động và phiên bản dựa trên web có thể gây bất lợi cho một số người dùng.

• (Phiên bản tại nhà)
• (Dòng 1 doanh nghiệp)

Myfax

MyFax là phần mềm fax phong phú cho phép người dùng gửi fax cả trong nước và quốc tế. Phần mềm này cũng cung cấp cơ sở lưu trữ không giới hạn với tích hợp Microsoft Outlook và dung lượng chữ ký điện tử.

Một trong những tính năng độc đáo của MyFax là không giống như các phần mềm fax khác MyFax cung cấp cho người dùng số lượng trang fax cụ thể để gửi và nhận fax. Thuê bao 10 đô la hàng tháng đi kèm với tổng số 300 trang fax với 100 cho fax đã gửi và 200 cho fax nhận được, đây là khía cạnh hạn chế của phần mềm Người dùng sử dụng vượt quá hạn ngạch này bị phạt với mức phí quá 10 xu một trang.

MyFax cho phép khả năng tương thích đa nền tảng với người dùng có thể gửi fax qua email điện thoại và trang web dựa trên web của nó. Phần mềm cũng có thể lưu trữ và gửi fax đến máy fax thông thường với phần mềm gửi thông báo xác nhận về việc gửi fax đến email của người dùng. Người dùng cũng có thể đăng ký tối đa 5 email để gửi fax mà không phải trả thêm phí.

Fax đến được chuyển đổi thành định dạng PDF hoặc tiff cho phép người dùng dễ dàng truy cập vào các bản fax này bất kể định dạng ban đầu được gửi đi. MyFax có một dịch vụ khách hàng tuyệt vời có thể được liên lạc qua email hoặc điện thoại. Đại diện chăm sóc khách hàng của họ thường trả lời yêu cầu trong vòng một giờ. Ngoài ra còn có phần FAQ chi tiết để được hỗ trợ cũng như tùy chọn trò chuyện trực tiếp.

Ưu điểm:

• Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt
• Khả năng tương thích đa nền tảng
• Giao diện đẹp.
• Dung lượng lưu trữ không giới hạn.

Nhược điểm:

• Hạn chế không có fax gửi và nhận.

MyFax là một trong những phần mềm fax tốt nhất hiện có và nó rất được khuyến khích cho người mới và chuyên gia mặc dù hạn ngạch hàng tháng trên các trang fax có thể là một yếu tố hạn chế cho phần mềm nhưng nhìn chung đây là phần mềm tuyệt vời.

Tải xuống Myfax

• C READNG ĐỌC: 5 phần mềm chữ ký email tốt nhất để giúp bạn nổi bật trong đám đông

MetroFax

MetroFax là một trong những phần mềm fax hoàn chỉnh nhất hiện có với vô số tính năng của nó. Nó cho phép người dùng gửi fax qua internet thông qua PC và thiết bị di động. Nó đi kèm với hầu như tất cả các tính năng cần thiết của phần mềm fax tuyệt vời.

Nó đi kèm với một khoản phí thuê bao hàng tháng là 7, 5 đô la, tương đối rẻ với việc phân bổ 500 trang fax. Người dùng nào có thể phân bổ giữa fax đã gửi và nhận trong khi phí quá cước của nó là 3 $, đây là mức thấp nhất cho phần mềm fax. Giao diện người dùng của nó là một trong những tốt nhất.

Việc học fax dễ dàng cho người mới bắt đầu với việc gửi và nhận fax rất đơn giản và dễ học. Metro fax gửi tin nhắn thông tin đến email của người dùng khi gửi fax. Người dùng cũng có thể ký điện tử trên các tài liệu và gửi fax cho nhiều người nhận.

Tích hợp Microsoft Outlook là như vậy cho phép người dùng gửi email trực tiếp từ tài khoản email của người dùng. MetroFax tính phí thêm cho fax quốc tế và cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào số quốc tế miễn phí.

Phần mềm cũng cung cấp cho người dùng lưu trữ fax không giới hạn và chuyển đổi tất cả các bản fax đến thành định dạng PDF hoặc tiff. Nhược điểm duy nhất là không thể lên lịch gửi fax cho ngày sau đó, đây là một bất tiện nhỏ cho một loạt các tính năng được cung cấp bởi phần mềm này.

• C READNG ĐỌC: 5 phần mềm thuế tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ để đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn

Dịch vụ chăm sóc khách hàng là đỉnh cao với các hướng dẫn và bản demo hướng dẫn cách sử dụng phần mềm. Người dùng có thể liên hệ với đại diện chăm sóc khách hàng qua email hoặc gọi điện thoại. Phản hồi email khá nhanh. Tùy chọn trò chuyện trực tiếp cũng có sẵn.

Ưu điểm:

• Giao diện dễ sử dụng.
• Dịch vụ khách hàng đẳng cấp hàng đầu.
• Giá cả phải chăng.

Nhược điểm:

• Người dùng không thể lên lịch fax để giao hàng sau.

MetroFax với giá tốt và các tính năng đa dạng là một phần mềm fax phải có. Không có phí ẩn và phí dịch vụ ít. Đây là một dịch vụ fax giá cả phải chăng và an toàn. MetroFax là một sự phù hợp lý tưởng cho nhiều doanh nghiệp

Tải xuống MetroFax

eFax

Phần mềm này mang đến sự linh hoạt và giao diện thân thiện với người dùng khiến nó trở thành một trong những phần mềm fax tốt nhất vào lúc này. EFax đi kèm với các gói cộng và pro với gói cộng cung cấp 150 bản fax cho mỗi bản fax được gửi và nhận trong khi gói pro cung cấp 200 bản fax mỗi bản. Ngoài ra còn có phí quá cước là 10 đô la và phí thiết lập một lần là 10 đô la

EFax cung cấp cho người dùng quyền truy cập để gửi fax qua thiết bị di động hoặc cổng thông tin trực tuyến của họ. Phần mềm này gửi và nhận fax dưới dạng tệp đính kèm email. Người dùng chỉ cần chụp ảnh tài liệu và fax nó dưới dạng tài liệu tệp hình ảnh.

Nền tảng di động miễn phí cho các chủ tài khoản hiện có và có giao diện thân thiện với người dùng. EFax có các tính năng thú vị như chữ ký số, nơi người dùng có thể đăng nhập vào tài liệu bằng cách vẽ và kéo chữ ký đến điểm mong muốn.

Phần mềm này chia sẻ nhiều tệp cho nhiều người nhận và dung lượng lưu trữ không giới hạn cũng được phần mềm này kích hoạt. Dịch vụ khách hàng khá tốt với hỗ trợ qua email và điện thoại. Phần mềm cũng có một trung tâm trợ giúp nơi người dùng có thể xem Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn để được trợ giúp về các vấn đề. Tùy chọn trò chuyện trực tiếp cũng có sẵn.

• C READNG ĐỌC: Phần mềm trò chuyện an toàn tốt nhất để bảo vệ quyền riêng tư của bạn trực tuyến

Ưu điểm:

• Tính năng tốt
• Dung lượng lưu trữ không giới hạn

Nhược điểm:

• Khá đắt
• Số lượng fax ít so với các phần mềm đối thủ khác.

EFax là phần mềm fax có thẩm quyền để sử dụng với các tùy chọn đa nền tảng và giao diện thân thiện với người dùng mặc dù nó tương đối đắt khi so sánh với các phần mềm đối thủ khác.

Tải xuống eFax

Sfax

Phần mềm này dành cho bất kỳ ai coi trọng bảo mật fax hơn các tính năng khác vì nó đảm bảo an toàn tối đa khi gửi và nhận fax. Sfax đắt hơn so với các phần mềm fax khác nhưng nó cung cấp các tính năng bổ sung không có trong nhiều phần mềm fax. Người dùng có thể tạo các trang bìa tùy chỉnh. Sfax tuân thủ HIPPA với phần mềm theo các phương pháp nghiêm ngặt để đảm bảo mọi bản fax được truyền đều được bảo mật thêm.

Sfax cũng cho phép người dùng dễ dàng chuyển số fax của họ sang nền tảng của họ mà không phải trả thêm chi phí. Không giống như các phần mềm fax khác nhận và gửi fax dưới dạng tệp đính kèm email, Sfax là duy nhất vì nó gửi fax dưới dạng liên kết an toàn, an toàn hơn so với tệp đính kèm email. Phần mềm cũng hỗ trợ chữ ký số và chia sẻ nhiều bản fax.

Sfax có giao diện người dùng tốt, theo đó người dùng có thể theo dõi, gửi hoặc nhận fax thông qua thiết bị di động của họ. Sfax có nhiều gói nhưng gói tiêu chuẩn đi kèm với 350 trang fax mỗi tháng với giá 29 $ khiến nó rất đắt. Phí quá cước là 10 xu mỗi trang. Sfax hỗ trợ các định dạng khác nhau của tài liệu và lưu trữ fax chỉ trong một năm.

Hỗ trợ khách hàng rất tuyệt vời trên Sfax với người dùng có thể liên hệ với đại diện dịch vụ khách hàng qua email hoặc điện thoại. Đại diện dịch vụ khách hàng cũng cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ của họ và phần mềm cung cấp phần Câu hỏi thường gặp để người dùng tìm hiểu thêm.

Ưu điểm:

• Phần mềm fax rất an toàn
• Giao diện người dùng đẹp
• Khả năng tương thích đa nền tảng

Nhược điểm:

• Rất tốn kém để sử dụng

Đây là phần mềm fax an toàn nhất. Nó có thể thiếu một số khía cạnh có sẵn cho các phần mềm đối thủ khác nhưng Sfax cung cấp cho người dùng dịch vụ tuân thủ HIPPA để chuyển thông tin nhạy cảm.

Tải xuống Sfax

• C READNG ĐỌC: 6 phần mềm quản lý nội dung tốt nhất cho PC Windows

Số fax

Đây là phần mềm fax tốt để gửi và nhận fax. Nó đi kèm với phí đăng ký hàng tháng là 9, 99 đô la và phí thiết lập tài khoản là 9, 99 đô la. Fax.com cung cấp cho người dùng 300 trang fax mỗi tháng với người dùng có thể linh hoạt phân bổ số tiền cho các bản fax đến và đi. Phí quá cước là 10 xu mỗi trang, cao nhất trong số các phần mềm fax.

Fax.com cho phép người dùng gửi fax qua email hoặc cổng thông tin trực tuyến. Giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng. Fox.com không có ứng dụng cụ thể cho thiết bị di động nhưng fax có thể được gửi qua trình duyệt di động. Phần mềm cho phép chữ ký số và tương thích Microsoft Outlook.

Một trong những nhược điểm của phần mềm là không thể lên lịch gửi fax và khuôn mặt chỉ có thể được gửi đến một người nhận tại một thời điểm rất căng thẳng và bất tiện. Fax.com lưu trữ fax trong cơ sở dữ liệu của mình chỉ trong 39 ngày, đây là thời gian ngắn nhất trong số các phần mềm fax đối thủ.

Hỗ trợ khách hàng cho phần mềm khá tốt với các tùy chọn email và điện thoại có sẵn. Các đại diện dịch vụ khách hàng phản ứng nhanh với các vấn đề từ người dùng. Ngoài ra còn có các video hướng dẫn có sẵn và phần FAQ có thể tìm kiếm. Fox.com không hỗ trợ trò chuyện trực tiếp.

• C READNG ĐỌC: Có VPN mà không cần đăng ký email?!

Ưu điểm:

• Dễ dàng sử dụng với giao diện đẹp
• Dịch vụ khách hàng tốt

Nhược điểm:

• Phí quá cước cao

Đây là phần mềm tốt cho các nhu cầu fax đơn giản với giao diện người dùng dễ sử dụng nhưng không có nhiều tính năng như phần mềm fax được xếp hạng cao hơn nhưng nó vẫn là phần mềm tốt để sử dụng.

Tải xuống Fax

Hellofax

Phần mềm này cung cấp hầu hết các tính năng được mong đợi với phần mềm chất lượng. Gói chuyên nghiệp cung cấp cho người dùng 500 trang fax để nhận hoặc gửi với mức phí hàng tháng là 19 đô la, khá đắt so với hầu hết các phần mềm fax nhưng như chúng ta đều biết chất lượng không bao giờ rẻ.

Nó cũng đi kèm với không có phí thiết lập là tốt. Hello fax rất dễ sử dụng với giao diện người dùng đơn giản hóa. Chương trình cho phép người dùng ký các tài liệu điện tử giúp tiết kiệm thời gian. Nó cũng cho phép người dùng fax nhiều người nhận; Người dùng có thể đăng ký số điện thoại miễn phí có thể được tích hợp với Microsoft Outlook.

Hello fax cung cấp cho người dùng lưu trữ không giới hạn các tin nhắn fax và ghi âm giọng nói. Fax cũng có thể được gửi qua các thiết bị di động bằng trình duyệt của điện thoại vì không có ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động.

Phần mềm không có tính năng lên lịch để gửi fax vào một ngày sau đó mà một số người dùng không thích. Phiên bản dựa trên web đã gửi hỗ trợ trò chuyện trực tiếp có thể gặp sự cố khi cố gắng nói chuyện với bộ phận chăm sóc khách hàng mặc dù có email hỗ trợ chăm sóc khách hàng.

Ưu điểm:

• Giao diện dễ sử dụng
• Người dùng có thể lưu trữ fax và ghi âm không giới hạn trong cơ sở dữ liệu hello

Nhược điểm:

• Khá đắt
• Thiếu các lựa chọn chăm sóc khách hàng như gọi điện thoại và trò chuyện trực tiếp.

Hello fax là phần mềm fax tôi muốn giới thiệu cho bất kỳ ai có giao diện dễ dàng và nhiều tính năng tuy nhiên nó khá tốn kém với việc hỗ trợ khách hàng thiếu một số khía cạnh.

Tải xuống HelloFax

Hãy chia sẻ với chúng tôi kinh nghiệm của bạn về cách sử dụng PC của bạn như một máy fax. Hãy bình luận dưới đây.