Microsoft Office 2010 và 2013 hiện được hưởng lợi từ một loạt các tính năng Thanh tra Tài liệu mới. Còn được gọi là Công cụ kiểm tra các vấn đề, công cụ kiểm tra các vấn đề, Công cụ kiểm tra tài liệu kiểm tra các tài liệu Office của bạn để biết các mục có thể chứa thông tin cá nhân hoặc ẩn.

Thông tin nhạy cảm này rất quan trọng vì nó có thể tiết lộ chi tiết về bản trình bày hoặc công ty của bạn mà bạn không muốn chia sẻ với người khác khi bạn chia sẻ tài liệu Excel, PowerPoint hoặc Word của mình. Đây là lý do tại sao bạn nên kiểm tra tài liệu hoặc siêu dữ liệu (thuộc tính tài liệu) trước khi bạn chia sẻ công khai.

Đây là cách Thanh tra Tài liệu hoạt động. Đầu tiên, nó cố gắng tự động xóa nội dung riêng tư hoặc ẩn khỏi tài liệu và nếu thất bại, bạn sẽ nhận được cảnh báo.

Dưới đây là danh sách các cuộc kiểm tra mới:

PowerPoint và Word:

1. Tài liệu nhúng
2. Macro, biểu mẫu hoặc Điều khiển ActiveX

Excel:

1. Tài liệu nhúng
2. Macro, biểu mẫu hoặc Điều khiển ActiveX
3. Liên kết đến các tập tin khác
4. PivotTable, PivotCharts, Công thức khối, Máy cắt và Mốc thời gian *
5. Hàm dữ liệu thời gian thực
6. Khảo sát Excel *
7. Kịch bản được xác định
8. Bộ lọc hoạt động
9. Thuộc tính bảng tính tùy chỉnh
10. Tên ẩn

Các mốc thời gian và khảo sát không được hỗ trợ trong Excel 2010, do đó Trình kiểm tra tài liệu chỉ phát hiện ra chúng trong Excel 2013. Ngoài ra, blog chính thức của Microsoft thông báo cho chúng tôi:

Một số thanh tra mới có thể không xuất hiện trong Excel 2010 với các bản cập nhật tháng 11 và tháng 12 cho Office 2010. Chúng sẽ xuất hiện trong một bản cập nhật vào đầu năm 2015.

Mặc dù các tính năng mới cải thiện Trình phát hiện Tài liệu, nhưng nếu bạn làm việc với thông tin nhạy cảm, hãy nhớ rằng một số mục không thể phát hiện được chỉ vì Trình phát hiện Tài liệu không được thiết kế để phát hiện chúng.

Ví dụ, trong Excel, bạn có thể đặt dữ liệu ở một hàng hoặc cột xa mà bạn có thể không thấy khi xem xét ngẫu nhiên bảng tính hoặc trong Word hoặc PowerPoint, bạn có thể che một số dữ liệu bằng hình ảnh và quên nó ở đó.

Vì blog chính thức của Microsoft chỉ ra một lần nữa, hãy nhớ rằng Trình phát hiện Tài liệu không thay thế đánh giá pháp lý. Trong trường hợp bạn gặp rắc rối vì tiết lộ thông tin bí mật vì bạn nghĩ rằng Trình phát hiện tài liệu cũng quan tâm đến vấn đề đó, hãy nhớ rằng Microsoft sẽ không chịu trách nhiệm về điều đó.

Để biết thêm thông tin về Trình kiểm tra tài liệu, hãy xem trang hỗ trợ của Microsoft cho Excel, Word và PowerPoint.

ĐỌC C: NG: Không may mắn cho PC Windows: Rise of the Tomb Rider sẽ được phát hành trên Xbox