Bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng nhưng đơn giản để cộng tác và chia sẻ nhiệm vụ với nhóm của bạn? Ứng dụng Microsoft Planner giúp bạn làm điều đó và hơn thế nữa.

Kể từ khi được giới thiệu, ứng dụng Microsoft Planner đã hỗ trợ các nhóm khác nhau trên khắp thế giới bằng cách giúp họ tạo các kế hoạch mới, sắp xếp và phân công các nhiệm vụ khác nhau, chia sẻ tài liệu, thảo luận qua trò chuyện về những gì mỗi người hiện đang làm và cập nhật tiến độ cho từng nhiệm vụ.

Nói một cách đơn giản, ứng dụng cung cấp một cách trực quan để tổ chức làm việc nhóm và cập nhật tiến độ cho các nhiệm vụ khác nhau.

Ứng dụng được xây dựng cho Office 365, nhưng chỉ khả dụng cho những người dùng có gói Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium và Gói giáo dục.

Điều này có nghĩa là nó không có sẵn cho thuê bao của chính phủ hoặc sử dụng cá nhân.

Một số tác vụ bạn có thể thực hiện với ứng dụng Microsoft Planner bao gồm:

• Phối hợp với nhóm của bạn
• Đính kèm tập tin, hình ảnh, tài liệu hoặc liên kết
• Thêm danh sách kiểm tra vào các nhiệm vụ
• Thêm ý kiến ​​cho các nhiệm vụ
• Gắn cờ nhiệm vụ với nhãn
• Đặt và cập nhật tiến độ cho các nhiệm vụ
• Đặt hoặc thêm hình ảnh xem trước cho các nhiệm vụ
• Xem tiến độ của kế hoạch của bạn
• Xem tất cả các nhiệm vụ và kế hoạch
• Nhận email về nhiệm vụ và kế hoạch
• Xóa các nhiệm vụ hoặc kế hoạch
• Theo dõi tiến trình từ mọi nơi, trên mọi thiết bị

Cách tạo gói trên ứng dụng Microsoft Planner

Microsoft Planner cho phép bạn tạo một kế hoạch, tổ chức và xây dựng nhóm của mình, phân công nhiệm vụ và nhận các bản cập nhật tiến độ.

Người dùng chưa quen với Microsoft Planner có thể bắt đầu bằng cách truy cập task.office.com, tạo kế hoạch trong ứng dụng web, sau đó xem và cập nhật gói của họ trên thiết bị di động. Người dùng hiện tại có thể nhận Planner qua web hoặc nền tảng di động.

Để giúp bạn bắt đầu, hãy làm theo các bước đơn giản dưới đây:

1. Đăng nhập
2. Tạo một kế hoạch
3. Thêm một nhiệm vụ
4. Đặt ngày cho nhiệm vụ của bạn
5. Phân loại nhiệm vụ của bạn
6. Thêm người trong nhóm của bạn
7. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm
8. Theo dõi tiến độ

Bước 1: Đăng nhập

Như đã đề cập trước đó, Microsoft Planner chỉ có sẵn cho đăng ký làm việc hoặc trường học, vì vậy để đăng nhập, bạn cần thông tin đăng nhập tài khoản công việc hoặc trường học của bạn.

Điều quan trọng cần lưu ý là bạn không cần bất kỳ phần mềm cài đặt nào trên PC hoặc thiết bị khác để sử dụng ứng dụng. Bạn chỉ cần kết nối với nó thông qua trình duyệt web của bạn.

Khi bạn đăng nhập, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:

• Truy cập trang web Planner công việc hoặc trường học của bạn
• Xem, chỉnh sửa và tạo kế hoạch
• Xem, chỉnh sửa và tạo các tác vụ
• Trò chuyện với các thành viên trong nhóm
• Theo dõi tiến độ trong kế hoạch và nhiệm vụ

Đây là cách đăng nhập vào Microsoft Planner:

1. Mở trình duyệt web
2. Trên thanh địa chỉ, nhập http://office.com/signin hoặc
3. Nhấn nút Enter trên bàn phím của bạn
4. Chọn tài khoản bạn muốn đăng nhập bằng
5. Nhập địa chỉ email và mật khẩu của bạn cho tài khoản bạn đã chọn
6. Đăng nhập

Lưu ý: nếu bạn đã đăng nhập hoặc có môi trường Office 365 cho nơi làm việc của mình, bạn có thể kết nối trực tiếp với Microsoft Planner thông qua trình khởi chạy ứng dụng.

Thực hiện theo các bước sau để thực hiện điều này:

1. Chọn trình khởi chạy ứng dụng trên cửa sổ trình duyệt của bạn
2. Chọn lát Planner trên trang chủ hoặc khung ứng dụng
3. Kết nối với kế hoạch

Tạo tài khoản với Microsoft Planner

Để đăng nhập, cơ quan làm việc hoặc trường học của bạn cần phải đăng ký gói Office 365 đủ điều kiện, sau đó quản trị viên cung cấp cho bạn một tài khoản.

Nếu bạn không thể đăng nhập mặc dù điều này, hãy kiểm tra với bàn trợ giúp của cơ quan hoặc trường học của bạn.

Bước 2: Tạo một kế hoạch

Khi bạn đã đăng nhập vào Microsoft Planner, bạn có thể truy cập trang web và do đó có thể xem các gói có sẵn cho từng nhóm Office 365 của bạn.

Có hai loại kế hoạch khác nhau: công khai và riêng tư.

Các kế hoạch công khai được hiển thị cho mọi người trong tổ chức công việc hoặc trường học của bạn nghĩa là họ đưa ra bất cứ khi nào bất cứ ai trong tổ chức tìm kiếm kế hoạch, trong khi các kế hoạch riêng tư được hiển thị cho những người cụ thể được thêm vào kế hoạch.

Lưu ý: Nếu bạn đặt gói của bạn ở chế độ công khai hoặc riêng tư, Nhóm Office 365 của bạn cũng được đặt ở chế độ công khai hoặc riêng tư.

Để tạo một kế hoạch, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn một kế hoạch bằng cách đi đến các kế hoạch yêu thích hoặc Tất cả các kế hoạch (bạn cũng có thể bắt đầu một kế hoạch mới bằng cách chọn Kế hoạch mới
2. Nếu bạn chọn Gói mới, hãy đặt tên cho gói của bạn

   

3. Chọn người có thể xem kế hoạch của bạn
4. Chọn Tùy chọn để:

• Thêm một mô tả
• Quyết định có tự động đăng ký thành viên mới để thông báo không

1. Tạo một kế hoạch

Lưu ý: tạo gói mới cũng tạo Nhóm Office 365 mới. Điều này giúp giảm bớt sự hợp tác cả trong Microsoft Planner và các ứng dụng khác như Outlook và OneDrive, cùng với các ứng dụng khác.

Khi bạn tạo một kế hoạch, bước tiếp theo là thêm các nhiệm vụ.

Bước 3: Thêm tác vụ, đặt ngày và phân loại

Vì vậy, bạn đã đăng nhập thành công, tạo một kế hoạch và bây giờ bạn muốn thêm các nhiệm vụ vào kế hoạch của mình.

Thêm nhiệm vụ chỉ đơn giản là phá vỡ những gì cần phải hoàn thành và bởi ai.

Đây là cách để thêm các nhiệm vụ vào kế hoạch của bạn:

1. Trong hộp Công việc, nhập tên tác vụ
2. Chọn Thêm tác vụ (bạn có thể thêm một số tác vụ bằng cách nhập tên tác vụ, sau đó nhấn enter và tiếp tục nhập để thêm nữa. Nếu bạn không thể thấy hộp Công việc, hãy nhấp vào dấu + cộng để hiển thị hộp, sau đó thêm tác vụ

Bạn có thể thêm chi tiết cho các nhiệm vụ của bạn và xác định sự xuất hiện trên Bảng.

Microsoft Planner cho phép bạn thực hiện các thao tác sau với các tác vụ bạn tạo:

• Đặt hình ảnh xem trước cho mỗi nhiệm vụ. Để thực hiện việc này, đính kèm tệp, ảnh hoặc liên kết đến tác vụ hoặc thêm danh sách kiểm tra.

Ảnh, tệp hoặc liên kết đầu tiên bạn đính kèm sẽ trở thành bản xem trước. Nếu bạn muốn sử dụng tệp đính kèm khác làm bản xem trước hoặc sử dụng mô tả thay thế, hãy chọn tác vụ, sau đó chọn Hiển thị trên thẻ. Để xóa phần xem trước, bỏ chọn hộp Hiển thị trên thẻ.

• Thêm nhiệm vụ bắt đầu và ngày đáo hạn. Để thực hiện việc này, chọn một tác vụ, sau đó thêm ngày bắt đầu và ngày đáo hạn.

Ngày cũng có thể được thêm bất cứ khi nào bạn tạo một tác vụ mới bằng cách chọn Đặt ngày đến hạn.

Nếu bạn thấy một ngày có màu đỏ, điều đó có nghĩa là nhiệm vụ đã quá hạn ngay cả khi nó vẫn đang được tiến hành.

• Nhiệm vụ cờ với nhãn. Nhãn giúp bạn nhanh chóng phát hiện các đặc điểm được chia sẻ bởi các nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như vị trí, thời gian và yêu cầu nhiệm vụ.

Để thêm nhãn vào nhiệm vụ của bạn, hãy vào Bảng, chọn một nhiệm vụ, chọn các hộp màu bên phải, sau đó chọn cờ bạn sẽ sử dụng và đặt tên cho nó.

Bước 4: Thêm người vào nhóm của bạn

Để thêm người vào nhóm của bạn, hãy làm theo các bước sau:

• Đi đến kế hoạch
• Chọn thành viên
• Nhập tên của thành viên bạn muốn thêm

Lưu ý: hiện tại bạn chỉ có thể thêm người trong tổ chức của mình. Tuy nhiên, có một kế hoạch đang được phát triển để cho phép người dùng thêm những người bên ngoài tổ chức của họ. Bạn có thể xem thêm các tính năng hiện đang được phát triển trên Lộ trình Office 365.

Khi bạn thêm người, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho họ.

Nếu bạn cần xóa ai đó khỏi danh sách hoặc không còn cần ai đó trong kế hoạch của mình, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn mũi tên bên cạnh Kế hoạch thành viên
2. Chỉ người bạn muốn xóa
3. Chọn ba dấu chấm
4. Chọn Xóa

Bước 5: Theo dõi tiến độ

• Đặt và cập nhật tiến độ tác vụ. Ứng dụng Microsoft Planner phân loại các nhiệm vụ không được bắt đầu, đang tiến hành và đã hoàn thành.

Bạn có thể cập nhật tiến độ bằng cách chọn tác vụ, sau đó sử dụng menu thả xuống Tiến trình. Bạn có thể sử dụng một danh sách kiểm tra để theo dõi tiến trình trong các nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một kế hoạch rộng hơn hoặc để xem tiến độ chung của các nhiệm vụ, chế độ xem Biểu đồ sẽ cung cấp cho bạn. Khi bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ, đánh dấu nó là hoàn thành bằng cách chỉ vào nó và chọn dấu kiểm.

Lưu ý: bạn có thể xem các tác vụ đã hoàn thành bằng cách cuộn xuống danh sách tác vụ và chọn Hiển thị hoàn thành.

Khi các nhiệm vụ của bạn được đặt, bạn có thể sắp xếp chúng thành các thùng và thêm những nhiệm vụ bạn sẽ cộng tác khi bạn làm việc.

Cách nhận thông báo qua email về các nhiệm vụ

Đôi khi bạn muốn theo dõi các nhiệm vụ của mình khi đang di chuyển và điều này được thực hiện thông qua các thông báo email trên ứng dụng Microsoft Planner.

Thông báo email được kích hoạt khi bạn tạo gói, khi bạn được thêm làm thành viên của gói hiện có, nếu thành viên khác nhận xét về tác vụ bạn đã nhận xét, nếu chủ sở hữu của gói đó bật thông báo hoạt động nhiệm vụ hoặc nếu bạn đã đăng ký kế hoạch.

Chủ sở hữu gói cũng có thể gửi thông báo qua ứng dụng, đến nguồn cấp dữ liệu của kế hoạch bất cứ khi nào một nhiệm vụ được giao hoặc được đánh dấu là đã hoàn thành.

Thông báo thường được tắt theo mặc định, vì vậy để nhận được chúng, bạn cần bật chúng.

Để nhận thông báo qua email, đây là những gì bạn cần làm:

• Chọn ba dấu chấm bên phải kế hoạch của bạn
• Chọn Chỉnh sửa gói

  

• Chọn Gửi thông báo về phân công nhiệm vụ và hoàn thành nhiệm vụ vào nguồn cấp dữ liệu hội thoại của kế hoạch
• Chọn hộp để bật thông báo (để tắt thông báo, bỏ chọn hộp tương tự).

Để đăng ký gói, chọn ba dấu chấm ở bên phải của gói, sau đó chọn Theo dõi gói trong hộp thư đến. Thực hiện tương tự để hủy đăng ký, nhưng chọn Dừng theo dõi gói trong hộp thư đến.

Ưu và nhược điểm của ứng dụng Microsoft Planner

Ưu

• Tổ chức làm việc nhóm và làm được nhiều việc hơn
• Dễ dàng sử dụng vì bạn có thể khởi chạy nó chỉ bằng một cú nhấp chuột
• Tổ chức công việc trực quan
• Tầm nhìn và minh bạch
• Hợp tác liền mạch với nhóm của bạn
• Thông báo qua email về nhiệm vụ và kế hoạch
• Hoạt động trên tất cả các thiết bị của bạn
• Các kênh khả dụng để gửi phản hồi trong trường hợp có bất kỳ sự cố nào xảy ra với ứng dụng

Nhược điểm

• Không có sẵn cho sử dụng cá nhân hoặc chính phủ
• Ứng dụng không được phát triển đầy đủ như các ứng dụng cộng tác nhóm khác như Asana, vì một số tính năng vẫn đang được phát triển

Tải xuống ứng dụng Planner từ Microsoft Office Store.

Chia sẻ với chúng tôi kinh nghiệm của bạn khi sử dụng ứng dụng Microsoft Planner trong phần bình luận bên dưới.